Toimiakseen verkkolaskuosoite vaatii parikseen operaattoritunnuksen eli välittäjätunnuksen. Välittäjätunnukset jakautuvat pankkien välittäjätunnuksiin (BIC-koodi) ja operaattoreiden välittäjätunnuksiin (OVT-tunnus tai muu merkkijono). Suomessa toimivat välittäjätunnukset löytyvät TIEKE:n verkkosivuilta.
Monissa laskutuspalveluissa, kuten Laskupiste, verkkolaskun voi lähettää myös pelkän Y-tunnuksen avulla. Tällöin operaattori hakee ko. organisaation verkkolaskuosoitteen omasta osoitteistostaan, joka on yhdistetty kansalliseen verkkolaskuosoitteistoon. Jos organisaatiolla on useampia osoitteita, voi verkkolasku päätyä näistä väärään. Tämän takia suosittelemme yleensä aina käyttämään sekä verkkolaskuosoitetta että operaattoritunnusta.
Verkkolaskuosoitteisto
Suurin osa suomalaisista verkkolaskuoperaattoreista on mukana kansallisessa verkkolaskuosoitteistossa, josta voi käydä tarkistamassa suomalaisten organisaatioiden julkiset verkkolaskuosoitteet. Verkkolaskuoperaattorit käyttävät laajasti verkkolaskuosoitteistosta löytyviä tietoja, omien tietojensa lisäksi.
Jos organisaatiollasi on verkkolaskuosoite, mutta sitä ei löydy verkkolaskuosoitteistosta, olethan yhteydessä palvelun tarjoajaasi tai verkkolaskuoperaattoriisi ja pyydä heitä lisäämään osoitteesi verkkolaskuosoitteistoon.
Verkkolaskuosoitteistossa on myös piilotettuja/salaisia osoitteita, jotka voivat aiheuttaa ongelmia silloin, kun organisaatiolle lähettää verkkolaskun pelkän Y-tunnuksen tai verkkolaskuosoitteen (ilman operaattoritunnusta) avulla. Tällöin verkkolasku saattaa päätyä piilotettuun osoitteiseen, vaikka osoitteistossa olisi myös julkinen osoite. Tämän takia on tärkeää, että kun vaihdat verkkolaskujen vastaanottoon käyttämääsi palvelua, niin tarvittaessa (jos eivät ole sitä automaattisesti poistaneet) pyydät vanhaa palveluntarjoajaasi poistamaan vanhan osoitteen osoitteistosta. Erityisesti pankeilla tässä voi kestää kauan ja ne mieluusti piilottavatkin osoitteen ensin (jolloin se voi aiheuttaa ongelmia) ja poistavat vasta myöhemmin.
Operaattorit vs. pankit
Verkkolaskuja voidaan lähettää sekä operaattoriverkkoon että pankkiverkkoon. Riippuen lähettäjän sekä vastaanottajan operaattorista, verkkolasku liikkuu pelkästään toisen verkon sisällä tai sitten se siirtyy verkosta toiseen.
Se kummassa verkossa lasku liikkuu ei yleensä näy laskun lähettäjälle, mutta joissain tapauksissa pankkiverkko toimii operaattoriverkkoa heikommin. Esim. verkkolaskun mukana lähetettävän liitteen koko on yleensä rajattu pankkiverkossa pienemmäksi (esim. Nordea 1 Mt) kuin operaattoriverkossa, jossa se voi olla 5 Mt tai enemmänkin.
Toinen pankkiverkon huono puoli on, ettei se lähetä tietoa verkkolaskun vastaanottamisen onnistumisesta. Tällöin lähettäjä ei voi tietää, milloin vastaanottaja on ottanut laskun vastaan ja jos vastaanotto jostain syystä epäonnistuu, niin tällöin virhevastauksen kestossa saattaa kestää jopa useampi päivä. Operaattoriverkon puolella välitetään tieto vastaanoton onnistumisesta sekä myös virheistä raportoidaan yleensä nopeammin.
Pankkiverkon hyvänä puolena on, että verkkolaskun voi maksaa verkkopankin kautta. Operaattorin kautta ostolaskujärjestelmään saapuneen laskun voi maksaa suoraan ainoastaan, jos ko. järjestelmä tukee sitä. Tosin, jos palveluun on integroitu pankkiyhteys, kuten Laskupiste-palvelussa, niin tällöin ostolaskun voi maksaa ko. palvelun kautta avaamatta verkkopankkia ja tällöin sekä myynti- että ostolaskut löytyvät samasta järjestelmästä.
Voit vaatia laskut verkkolaskuina
1.4.2020 voimaan astuneen verkkolaskulain myötä yritykset voivat vaatia laskut sähköisinä. Sähköinen lasku ei tarkoita PDF-laskua, vaan rakenteellista verkkolaskuosoitteeseen lähetettyä verkkolaskua. Sähköinen lasku helpottaa manuaalista työtä, kun laskun tietoja ja liitteitä ei tarvitse lisätä käsin.
Lisätietoa Yrittäjien sivuilta.
Miten saan verkkolaskuosoitteen?
Verkkolaskujen vastaanotto-osoitteen saat helposti Laskupiste-palvelusta muutamalla klikkauksella. Se ei vaadi mitään erillisiä sopimuksia pankin tai verkkolaskuoperaattorin kanssa. Verkkolaskujen vastaanotto maksaa palvelussamme alk. 0,39€ / kpl. Kts. lisätietoa hinnastostamme.
