Tämä on tavallista laajempi päivitys. Suurin uutinen on kirjanpito, jonka voi nyt ottaa käyttöön kuka tahansa. Lisäksi olemme jatkaneet myyntitilausten ja varastokirjanpidon kehitystä sekä tehneet lukuisia asiakkaidemme toivomia parannuksia ja korjauksia. Palvelun tekninen alusta on samalla päivitetty uusimpaan versioon, minkä ansiosta sivut latautuvat aiempaa nopeammin.
Kirjanpito – nyt kaikkien käytettävissä (Beta)
Yrityksen kirjanpito helposti, samassa palvelussa laskutuksen kanssa! Kirjanpito on tähän asti ollut käytössä vain suljetussa testissä. Nyt sen voi ottaa käyttöön itse kohdasta Taloushallinto – Kirjanpito – Aktivoi kirjanpito. Kirjanpito sisältyy Standard-, Pro- ja Ultra-tasoihin, eikä siitä veloiteta mitään tilauksen päälle Beta-testauksen aikana. Etusivun ilmoituksesta pääset suoraan käyttöönottoon.
Mitä kirjanpito sisältää
- Laskutus ja kirjanpito yhdessä. Myyntilaskut, kuitit, ostolaskut ja ostokuitit, maksut, maksumuistutukset, hyvityslaskut ja palkanmaksun kirjaukset siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti tositteiksi – ilman erillisiä siirtoja tai tiedostorumbaa. Siirto tapahtuu tunnin viiveellä, jotta ehdit vielä tarvittaessa korjata asiakirjaa, tai heti napin painalluksella.
- Tiliotteet suoraan pankista. Pankkiyhteydellä tiliotteet haetaan automaattisesti ja muuten voit tuoda ne tiedostona (mm. NDA/TITO, XML ja CSV). Jokaisesta pankkitapahtumasta syntyy tosite ja maksut kohdistetaan laskuihin viitenumeron tai summan ja päivän perusteella.
- Tekoäly apuna tiliöinnissä. Tekoäly ehdottaa pankkitapahtumille kirjanpidon tilin, alv-käsittelyn ja kumppanin. Epäselvät tapahtumat kootaan Käsittelemättömät-listalle, josta käyt ne läpi ja vahvistat. Näin kirjanpito pysyy ajan tasalla ilman, että jokaista tapahtumaa tarvitsee tiliöidä käsin.
- Tositteet hallinnassa. Tositteet syntyvät automaattisesti, mutta voit myös luoda muistio-, siirto- ja korjaustositteita itse, liittää tositteelle kuitin tai linkin, ja seurata Muutoslokista, kuka on muuttanut mitä ja milloin.
- Raportit aina ajan tasalla. Päiväkirja, pääkirja, tuloslaskelma, tase, tililuettelo ja tositeluettelo ovat käytettävissä milloin tahansa – koko tilikaudelta tai valitulta ajanjaksolta – ja ne voi ladata PDF-tiedostona yrityksen omalla logolla. Tuloslaskelmalla näet vertailun edelliseen tilikauteen ja Yleiskuva kertoo yhdellä silmäyksellä myyntisaamiset, ostovelat, tulot ja menot sekä avoimet tehtävät.
- ALV-laskelma verottajan lomakkeen kentillä. Laskelma kokoaa arvonlisäverot suoraan arvonlisäveroilmoituksen kenttiin ja jokaisesta kentästä pääsee erittelyyn ja sitä kautta tositteille asti. ALV-kaudet muodostetaan tilikauden ja kirjanpitoon määritellyn ilmoitusjakson (kuukausi / neljännesvuosi / vuosi) perusteella. Myös maksuperusteinen ALV, käännetty verovelvollisuus sekä EU-kauppa ja EU:n ulkopuolinen kauppa ovat tuettuja.
- Tilikausi kunnossa. Alkusaldot syötetään nykyisestä ohjelmastasi, tilikauden voi lukita ja avata perustellusti, ja tilikauden vaihtuessa jatkat uuteen kauteen samassa näkymässä.
- Kirjanpitäjä mukaan. Kirjanpitoa voi hoitaa yrityksen pääkäyttäjä, oma kirjanpitäjä tai tilitoimisto valtuutuksella – sinä päätät. Kaikki tapahtuu samassa tutussa käyttöliittymässä, ilman erillisiä tunnuksia tai ohjelmia.
Käyttöönotto
- Aktivointi tehdään ohjatusti. Kerrot käyttöönottoajankohdan, tilikauden, kirjanpitotavan (suoriteperusteinen tai kassaperusteinen, tarvittaessa kassaperusteinen ALV) ja ALV-kauden. Jos et ole näistä varma, varmista ne kirjanpitäjältäsi ennen aktivointia, sillä niitä ei voi jälkikäteen muuttaa.
- Tilikartta pohjautuu Liikekirjuriin. Tekoäly ehdottaa tulo- ja menolajeillesi, maksutavoillesi, pankkitileillesi ja käteiskassoillesi kirjanpidon tilit, jotka voit hyväksyä kerralla tai muuttaa. Uusia tilejä voi luoda tarpeen mukaan.
- Historia mukaan tai tyhjältä pöydältä. Tuot pankkitilien tiliotteet käyttöönottoajankohdasta alkaen (tai ne haetaan pankkiyhteydellä), maksut kohdistetaan laskuihin, ja käyttöönottoajankohdan jälkeiset laskut ja kuitit viedään kirjanpitoon. Halutessasi voit aloittaa tyhjältä pöydältä ja tuoda historian myöhemmin.
Huomaa Beta-testauksen aikana
- Kirjanpito ei ole vielä täysin valmis, joten sitä ei voi vielä käyttää ainoana kirjanpitona: virallinen kirjanpito tulee hoitaa muualla, ja Beta-vaiheen jälkeen tallennettuja tietoja saatetaan vielä joutua poistamaan. Varmista, että kirjanpitoon ei tallenneta mitään, mikä ei löytyisi jostain toisesta paikasta.
- Jos olet aktivoinut kirjanpidon väärillä tiedoilla, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.
- Tiliotteita tuotaessa vältä päällekkäisiä ajanjaksoja ja tarkista tuonnin jälkeen, että kaikki tapahtumat ovat mukana. Viitteettömät maksut ja viitemaksut, joille ei löydy avointa laskua, kannattaa Beta-vaiheessa tarkistaa ennen ALV-laskelman tekemistä.
- Beta-testaajille: kesän aikana kirjanpitoon on tehty kymmeniä parannuksia palautteenne perusteella, mm. tositteiden liitteet ja tyypin vaihto, ALV-laskelman erittelyt ja laskennan korjaukset, raporttien logo ja sivunumerointi, tilikauden lukitus ja muutosloki, maksujen kohdentuminen oikealle kaudelle sekä lukuisia korjauksia tositelomakkeeseen ja tiliotteiden käsittelyyn. Kirjanpitoon vietyä laskua ei voi enää muokata suoraan, ja laskun poistaminen luo automaattisesti korjaustositteen. Kiitos kaikille palautetta antaneille!
Myynti- ja ostotilaukset sekä varastokirjanpito Laskupisteessä (Pro ja Ultra)
- Kesäkuussa julkaistut myyntitilaukset ovat nyt osa laajempaa kokonaisuutta, jonka voi ottaa käyttöön yritys kerrallaan. Käyttöönoton jälkeen myynti- ja ostotilaukset, tavaran vastaanotto ja varastokirjanpito hoidetaan Laskupisteessä.
- Yrityksen pääkäyttäjälle näytetään etusivulla ilmoitus ”Myynti- ja ostotilaukset sekä varastokirjanpito – Ota käyttöön”. Käyttöönotto tehdään ohjatusti (Asetukset – Varasto): annat varastolle nimen, ja nykyiset varastosaldot ja hälytysrajat siirretään uuteen varastokirjanpitoon. Myös aiemmin luodut ostotilaukset siirretään käyttöönotossa, ja avoimista ostotilauksista vielä saapumatta olevat määrät näkyvät tämän jälkeen tulossa olevina määrinä.
- Käyttöönottoa ei voi perua itse, joten lue ohjatun toiminnon kuvaus huolella. Yritykset, jotka eivät ota kokonaisuutta käyttöön, jatkavat täsmälleen kuten ennen.
- Käyttöönoton jälkeen
- Tarjouksesta luodaan myyntitilaus (Luo myyntitilaus) tarjotusta, vanhentuneesta tai hyväksytystä tarjouksesta. Tilauksen vahvistaminen merkitsee tarjouksen hyväksytyksi, ja tilausvahvistus lähetetään tilaukselta, ei enää tarjoukselta tai laskulta.
- Myyntitilaus varaa varastosaldoa, toimitus vähentää sitä ja peruutus vapauttaa varauksen. Tuotekokonaisuuden myynti liikuttaa sen osien saldoja.
- Ostotilaukset luodaan, lähetetään ja vastaanotetaan Laskupisteessä. Vahvistettu ostotilaus näkyy tulossa olevana määränä, vastaanotto kasvattaa saldoa ja tallentaa hankintahinnan, ja ostotilauksesta luodaan ostolasku Luo ostolasku -napilla. Ostotilaukselle valitaan kohdevarasto, ja varastolle voi antaa osoitteen. Ostotilauksen voi vahvistaa ja lähettää suoraan esikatselusta.
- Uusi Varasto-osio: saldot varastoittain, tapahtumaloki linkkeineen tilauksiin, saldon korjaus, hälytysraja, varaston arvo sekä inventaarion tuonti CSV-tiedostosta. Varasto-osioon on lisätty myös Tarkista varaukset ja tulossa-määrät -toiminto, joka tarkistaa varatut määrät myyntitilauksista ja tulossa olevat määrät ostotilauksista sekä korjaa mahdolliset erot.
- Sähköposti-ilmoitus, kun tuotteen varastosaldo alittaa hälytysrajan. Vastaanottajat asetetaan Varaston asetuksissa; ilmoitus lähetetään kerran yössä ja vain, kun jokin tuote on uutena alittanut rajan.
- Tuotesivun ja tuotehaun saldotiedot näyttävät Laskupisteen varastokirjanpidon luvut.
Uudet ominaisuudet
- Asiakkaalle voi määrittää oletustoiminimen (Asiakkaan muokkaus – Toiminimi). Kun asiakkaalle luodaan lasku, tarjous tai toistuva lasku, toiminimi valitaan automaattisesti.
- Myyntitilaukselle toiminimi valitaan toistaiseksi käsin.
- Tuotteelle on lisätty oma EAN-koodi-kenttä. Se näkyy tuotelistalla omana sarakkeenaan (oletuksena piilotettu), on mukana CSV-tuonnissa, ja tuotehaku löytää tuotteen myös EAN-koodilla.
- Laskulle, tarjoukselle, kuitille, toistuvalle laskulle, ostolaskulle ja tilauksille voi lisätä rivejä skannaamalla EAN-koodin: Toiminnot – Lisää tuotteita EAN-koodilla. Saman koodin toinen luku kasvattaa rivin määrää.
- Ostolaskun voi maksaa osissa. Merkitse maksetuksi- ja Maksa pankista -ikkunoissa voi antaa maksettavan summan, ja ostolasku näyttää, paljonko siitä on vielä avoinna.
- Myynti- ja ostolaskujen maksumerkinnöille on lisätty maksutapa ”Muu maksutapa” niitä tilanteita varten, joissa maksu ei kulje yrityksen pankkitilin tai kassan kautta (esim. maksupalvelun tilitys tai kuittaus). Maksutapa näkyy maksulistoilla ja raporteilla, ja kirjanpidossa se kirjautuu selvittelytilille, josta sen voi siirtää oikealle tilille korjaustositteella.
- Verkkolaskuna tullut hyvityslasku kohdistetaan jatkossa automaattisesti alkuperäiseen ostolaskuun, jos aineistossa on viittaus siihen. Hyvitys kuittaa ostolaskua hyvityksen määrällä, myös osittain, ja molemmat merkitään sen mukaisesti maksetuiksi.
- Myyntitilaukset
- Tilaukselle voi antaa sisäisen viitteen (Tilauksen lisätiedot). Se näkyy tilaussivulla ja Tilaukset-listauksessa.
- Tilaukselle voi lisätä väliotsikoita ja kuvausrivejä samaan tapaan kuin tarjouksille ja laskuille.
- Uuden toimitusosoitteen voi lisätä suoraan tilauksen muokkausikkunasta (Toimitusosoite – Lisää uusi toimitusosoite).
- Kuvaus-kentässä on sama tekstieditori kuin laskuilla ja tarjouksilla.
- Tilausvahvistuksen voi tulostaa tai lähettää suoraan tilaussivulta. Lähettäminen vahvistaa samalla luonnoksen tai vahvistusta odottavan tilauksen, ja lähetetty tilausvahvistus tallentuu Lähetystiedot-välilehdelle.
- Myyntitilaukselle voi lisätä muistutuksia samaan tapaan kuin ostotilaukselle.
- Tilaukset-listaus näyttää oletuksena aktiiviset tilaukset (luonnokset, vahvistusta odottavat ja vahvistetut), ja rivillä näkyy sama tila kuin tilaussivulla, esim. Toimitettu tai Laskutettu. Toimitettu ja laskutettu tilaus merkitään automaattisesti valmiiksi.
- Listaukseen on lisätty Asiakkaan tilausnumero -sarake. Se on oletuksena piilotettu ja otetaan käyttöön sarakevalinnasta.
- Vahvistettua tilausta voi jatkossa muokata, ja tilaus voidaan toimittaa vasta, kun se on vahvistettu.
- Rahtikirjan riville kirjataan toimitettava tuotemäärä erikseen kolliluvusta, jolloin esimerkiksi kahdelle lavalle pakattu 1000 kappaleen tilaus kirjautuu toimitetuksi oikein.
- Listojen valinnat muistetaan jatkossa selaimessa: esimerkiksi tuotteen ja asiakkaan myyntiraportin aikaväli (oletuksena Viimeiset 12 kk), Laskut- ja Ostolaskut-listojen vuosivalinta sekä listojen tilasuodattimet ja välilehdet pysyvät valittuina, kun palaat sivulle.
- Käyttäjän poisto
- Yrityksen viimeistä pääkäyttäjää ei voi poistaa, eikä käyttäjää, joka on määritetty ostolaskujen hyväksyjäksi. Poistoikkuna kertoo syyn.
- Poistetun käyttäjän laitteisiin ei enää lähetetä yrityksen ilmoituksia.
Muutokset
- Kirjanpitäjälle luotu valtuutus on jatkossa tilitoimistokohtainen: tilitoimiston kaikki kirjanpitäjät voivat hakea yrityksen ja kun kirjanpitäjä siirtyy katsomaan sen tietoja, hänelle luodaan henkilökohtainen valtuutus, joka näkyy myös lokeissa.
- Y-tunnus ei ole enää pakollinen tieto ulkomaiselle yritysasiakkaalle. Verkkolaskun voi lähettää tällaiselle asiakkaalle, kun (suomalainen) verkkolaskuosoite ja operaattori on syötetty asiakkaalle käsin.
- Laskun tyyppi tarkistetaan asiakkaan mukaan (kotimaa, EU, muu maailma sekä yritys tai yksityishenkilö)
- Jos EU-yritysasiakkaalta puuttuu ALV-tunniste, laskun luonnissa näytetään varoitus, eikä EU-tavaramyyntiä voi vahvistaa ilman tunnistetta.
- Jos asiakas on EU-alueella asuva yksityishenkilö, näytetään varoitus mahdollisesta EU-kuluttajamyynnistä (B2C). Näytä ohje -linkki avaa ohjeen, joka käy läpi 10 000 euron kaukomyyntirajan ja OSS-rekisteröinnin, jota palvelu ei vielä tue.
- Tarkistus tehdään laskulle, tarjoukselle, toistuvalle laskulle, ryhmälaskulle, kuitille ja myyntitilaukselle. Aiemmin luotuja asiakirjoja se ei estä.
- Myyntitilauksen rivit hinnoitellaan asiakkaan alennuksen ja asiakaskohtaisten hintojen mukaan samoin kuin laskun rivit, joten tilauksesta luotu lasku vastaa tilausta. Kun tilauksen asiakas vaihdetaan, tarjotaan rivien hinnoittelua uudelleen.
- Etusivun Erääntyneet laskut -osiossa näytettiin aiemmin myös laskuttamattomat laskut, joiden eräpäivä oli menneisyydessä. Jatkossa näytetään vain oikeasti laskutetut laskut, joten erääntyneiden määrä voi pienentyä.
- Verkkolaskuoperaattorien lista on päivitetty ja vanhentuneet operaattorit poistettu. Mm. OpusCapita Solutions Oy on muutettu uudelle nimelle GEP Finland Oy. Myös pankkien BIC-tunnusten rekisteri on päivitetty.
- Painikkeet ja pikalinkit on yhtenäistetty: uuden asiakkaan, tuotteen, laskun tms. luonti on kaikkialla ”Luo …” (englanniksi Create, ruotsiksi Skapa).
- Jos lasku on siirretty maksunvalvontaan ja asiakas maksaa sen suoraan tilillenne, ilmoitus ohimaksusta lähetetään maksunvalvojalle jatkossa myös osa- ja ylisuorituksista.
- Kun verkkolaskuna saapuu maksumuistutus, ilmoitus kertoo, mitä sille tehtiin: avoin ostolasku siirtyy muistutettu-tilaan uudella eräpäivällä, ja jo maksetun laskun muistutuskuluista luodaan uusi ostolasku.
- Ostolaskua ei voi enää merkitä maksetuksi tulevalle päivälle Merkitse maksetuksi -ikkunassa, vaan maksumerkintä tehdään viimeistään varsinaisena maksupäivänä.
- Laskupisteen omien laskujenne Näytä ja maksa lasku -listalla ei enää näytetä laskua, joka on jo pankkiyhteyden maksujonossa, jotta samaa laskua ei makseta kahdesti.
- Painikkeiden ja lomakkeiden ulkoasua on yhtenäistetty, ja viestikenttien luettelomerkit näkyvät myös editorissa.
Bugikorjaukset
- Selaimen Takaisin-nappi toimi aiemmin vain kertaalleen. Jatkossa se toimii normaalisti koko palvelussa, myös kirjautumisen jälkeen.
- Joskus harvoin käyttöliittymässä saattoi näkyä kaksi vasenta valikkoa. Tähän on rakennettu esto, joka lataa sivun uudelleen, jos sisältö ei lataudu kunnolla.
- Jos tuotetta oli tulossa ostotilauksella, mutta varastosaldo oli 0, laskun tai tarjouksen tuotehaussa ei näytetty saldoa ollenkaan. Jatkossa tulossa oleva määrä näytetään saldosta riippumatta.
- ”Käyttäjätilinne on lukittu!” -ilmoituksen Näytä ja maksa lasku -linkki aiheutti virheen, jos maksettavaa laskua ei ollut. Linkki näytetään jatkossa vain, kun lasku on olemassa.
- Suoritukset-raportissa (Excel) laskettiin laskun summa- ja alv-sarakkeet yhteen, missä ei ollut järkeä, koska sama lasku voi olla raportissa useampaan kertaan, jos siihen on tehty valitulla aikavälillä useita suorituksia. Jatkossa ainoastaan suoritus- ja kassa-alennus-sarakkeet lasketaan yhteen. Kiitokset Antille ongelman raportoinnista!
- Jos muistiinpanolle lisäsi liian pitkän tagin, palvelu ei antanut tästä selkeää virhettä. Jatkossa se kertoo, että tagin enimmäispituus on 48 merkkiä.
- Kirjeen postituksen peruutus ei onnistunut, kun postitusoperaattorina on Apix. Jos peruutus ei onnistu operaattorilla, siitä kerrotaan jatkossa selkeästi.
- Kuitille ja laskulle tulostui turha ”Alv 0 % 0,00” -rivi, jos asiakirjalla oli väliotsikko, ja sama rivi periytyi kuukausiraportille. Väliotsikko ei enää tuota alv-riviä.
- Monisivuisen laskun alatunniste (pankkitiedot, tilisiirto ja viivakoodi) puuttui, jos laskulla oli toimitusosoite.
- Jos tarjouksen toimitusosoitetta vaihdettiin tarjousta muokattaessa, tarjoukselle, tilausvahvistukselle ja lähetteelle tulostui edelleen vanha osoite. Jatkossa osoite päivittyy.
- Toimitusosoitteen Alue-kenttä ei tallentunut.
- Maksumuistutuksen poisto epäonnistui, jos laskulla ei ollut viivästyskorkoa.
- Tuotetta kopioitaessa hinnastorivien ”Näytä alennus laskulla / tarjouksella” -valinta ei kopioitunut, vaan oli kopiolla aina valittuna.
- Ostokuitille valittu maksutapa tai käteiskassa ei aina tallentunut oikein luonnosta käsiteltäessä. Kuittilistalla näytetään jatkossa myös maksutapa.
- Tuotteiden CSV-tuonti merkitsi kaikki tuotteet muokatuiksi ja vaihtoi yksiköksi kpl, jos tiedostossa ei ollut yksikkösaraketta. Asiakkaiden CSV-tuonti vaihtoi asiakkaan kielen suomeksi, jos kielisaraketta ei ollut, ja kaatui vajaisiin riveihin. Tuonti ei myöskään enää monista ulkomaisia yritysasiakkaita.
- Jos tarjouksesta luotiin osalaskuja ja laskun alatekstissä oli paljon tekstiä, laskujen luonti epäonnistui pituusrajan vuoksi.
- Maksumerkinnän summa ei voi enää olla negatiivinen, eikä hyvitys voi ylittää laskulle maksettua summaa. Samanaikaiset maksumerkintöjen muokkaukset eivät enää sekoita laskun maksuja.
- Kun hyvityslaskulla kuitattu lasku tai hyvityslasku poistettiin, kuittausmerkintä jäi toiselle laskulle.
- Myyntitilauksesta luodulle laskulle eivät aina siirtyneet vapaatekstirivien tiedot tai tilauksella käsin muutetut hinnat ja alennukset oikein. Jatkossa lasku saa tilauksen rivit sellaisinaan.
- Sähköpostilla lähetetystä tilausvahvistuksesta ja rahtikirjasta saattoi puuttua lähettäjän yhteystietoja, ja kirjanpitäjän asiakkaan puolesta lähettämään asiakirjaan saattoi tulostua tilitoimiston tiedot asiakasyrityksen sijaan.
- Ajokirjauksen tallennus epäonnistui, jos sille oli valittu asiakas.
- Käyttäjä, jolla on vain Tulot- tai Menot-oikeus, ei nähnyt asiakkaiden nimiä tilauslistoilla.
- Tilauksen muokkausikkunan loppusummat laskettiin väärin, jos rivin hinta oli annettu sisältäen alv:n.
- Myyntitilauksen uudelle riville ei tullut yrityksen oletusarvonlisäverokantaa.
- Excel-raportit eivät latautuneet Safari-selaimella.
- Laskurivien pikamuokkauksen tuotevalikko aukesi väärään paikkaan, jos sivua oli vieritetty.
- Vapaatekstirivin nimi ei tallentunut, jos sen kirjoitti suoraan kenttään.
- Ostolaskulistan Viitenumero-sarake oli tyhjä. Listojen sarakkeet, joissa on luku ja kuvake, lajittuvat jatkossa numeerisesti.
- Ostotilauksen Rivit-välilehdellä ei näytetty alv-sarakkeita.
- Yrityksen asetusten tallennus saattoi epäonnistua pankkitilien käsittelyyn.
